Hỏi:
Kính gửi Bộ Tài chính! Tôi là Nguyễn Thị Tâm, hiện đang làm kế toán tại Trung tâm y tế huyện Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên, đơn vị tôi thực hiện hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ quy định tại Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Tôi có vướng mắc trong việc thực hiện sắp xếp tập chứng từ kế toán để đóng lưu trữ, mong được giải đáp như sau: Tại phụ lục V - Quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán (Thông tư số 24/2024/TT-BTC), quy định mẫu Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01) phải liệt kê toàn bộ các bút toán theo thứ tự thời gian và phân biệt riêng theo từng người làm kế toán, mà không phân biệt theo từng nội dung chứng từ. Như vậy, khi lập Bảng liệt kê chứng từ kế toán, sẽ lập tổng hợp tất cả các loại chứng từ phát sinh trong ngày (hoặc trong một khoảng thời gian nhất định) bao gồm các phiếu thu, chi, các giấy rút dự toán chuyển tiền lương, tiền dịch vụ công cộng, tiền văn phòng phẩm, tiền vật tư, tiền mua sắm chi hoạt động các chương trình mục tiêu quốc gia, các ủy nhiệm chi mua sắm, thanh toán hoạt động thường xuyên, các khoản báo có, báo nợ của ngân hàng, các gói thầu xây lắp, sửa chữa…Nếu vậy thì rất khó để quản lý một cách khoa học. Mặt khác, tại mẫu S02a-H - Chứng từ ghi sổ quy định tập hợp các chứng từ gốc kèm theo. Vậy tôi muốn hỏi: 1. Nếu đã lập Chứng từ ghi sổ và tập hợp chứng từ gốc kèm theo rồi thì có cần phải lập Bảng liệt kê chứng từ kế toán nữa không và khi lập Bảng liệt kê chứng từ kế toán thì kèm theo chứng từ gốc thế nào? 2. Khi lập Bảng liệt kê chứng từ kế toán hoặc Chứng từ ghi sổ thì tôi muốn sắp xếp, liệt kê, tập hợp chứng từ kế toán theo từng nội dung thanh toán giống hoặc tương đương nhau có được không? Ví dụ: Các bút toán chi tiền lương, các khoản đóng góp, các khoản chi cho con người được liệt kê vào cùng một Bảng liệt kê chứng từ kế toán hoặc Chứng từ ghi sổ và đóng chứng từ lưu trữ cũng như vậy. Các chương trình mục tiêu thì cũng liệt kê mỗi chương trình một Bảng liệt kê chứng từ kế toán hoặc Chứng từ ghi sổ …. Như vậy rất thuận lợi cho việc tra cứu sau này hoặc cung cấp cho các cơ quan thanh tra, kiểm toán theo chuyên đề.
12/05/2025
Trả lời:

Trả lời câu hỏi mã số 280425-4 của độc giả Nguyễn Thị Tâm (email: tambvpl@gmail.com) về thực hiện sắp xếp chứng từ kế toán để lưu trữ theo quy định của Thông tư số 24/2024/TT-BTC, Cục QLKT trả lời nội dung câu hỏi của độc giả như sau:

1. Về các mẫu Chứng từ ghi sổ và Bảng liệt kê chứng từ kế toán tại Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp:

Chứng từ ghi sổ (ký hiệu S02a-H quy định tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC) và Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01 quy định tại Phụ lục V “Quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán” kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC) là 2 mẫu biểu khác nhau và sử dụng cho các mục đích khác nhau, cụ thể:

- Đối với Chứng từ ghi sổ (ký hiệu S02a-H), Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn: “Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ kế toán có cùng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.

- Đối với Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01), đây là mẫu biểu được lập để phục vụ cho quá trình đóng chứng từ kế toán để lưu trữ, điểm c mục 3.1.2 Phụ lục V Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn: “Bảng liệt kê chứng từ kế toán (theo mẫu LK01, phụ lục này) phải liệt kê được toàn bộ các bút toán đơn vị đã hạch toán trong kỳ theo thứ tự thời gian. Nếu đơn vị có từ 2 người làm kế toán trở lên thì phải liệt kê theo thứ tự của từng người làm kế toán có tham gia hạch toán kế toán, được sắp xếp riêng theo thứ tự của từng người làm kế toán và theo bút toán đã hạch toán từ nhỏ đến lớn theo trình tự thời gian liên tục,....”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp đơn vị của độc giả thực hiện hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, khi đóng chứng từ để lưu trữ, đơn vị thực hiện sắp xếp theo các chứng từ ghi sổ đã hạch toán (kèm theo các chứng từ gốc và hồ sơ khác có liên quan) và phải lập Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01), trong đó liệt kê theo thứ tự thời gian của các bút toán đã hạch toán, tức là theo thứ tự thời gian của các chứng từ ghi sổ. Trường hợp đơn vị có từ 2 người làm kế toán trở lên thì phải liệt kê, sắp xếp riêng theo thứ tự của từng người làm kế toán.

2. Về thứ tự sắp xếp chứng từ kế toán khi lưu trữ:

Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn chi tiết Luật Kế toán quy định về lưu trữ tài liệu kế toán: “4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.”.

Căn cứ quy định nêu trên, các chứng từ kế toán của đơn vị khi đưa vào lưu trữ phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm, đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ, có hệ thống.

Đồng thời, tại mẫu biểu Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01) tại Phụ lục V Thông tư số 24/2024/TT-BTC cũng đã hướng dẫn “đơn vị liệt kê riêng chứng từ theo tài khoản trong bảng, chứng từ theo tài khoản ngoài bảng” để lưu trữ, theo dõi riêng các nội dung liên quan đến kinh phí phải quyết toán theo mục lục ngân sách với cấp có thẩm quyền.

Ngoài ra, trường hợp cần thiết phục vụ các yêu cầu quản lý (như phân loại theo các nhóm nội dung để tra cứu, theo dõi theo nhu cầu riêng của đơn vị), đơn vị có thể bổ sung các thông tin trên Bảng liệt kê chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại điểm c mục 3.1.2 Phụ lục V Thông tư 24/2024/TT-BTC: “...Căn cứ vào mẫu biểu Bảng liệt kê chứng từ kế toán (theo mẫu LK01, phụ lục này), đơn vị có thể bổ sung thêm thông tin phù hợp với yêu cầu quản lý lưu trữ tại đơn vị.”.

Đề nghị độc giả nghiên cứu thực hiện./.